Mit BioOffice können beliebige Objekte verwaltet werden.

Jedes Objekt gehört zu einer Sammlung.

Jede Sammlung gehört zu einer Sammlungsart. Dadurch können Sammlungen verschiedenster Art in derselben Datenbank verwaltet werden. Für die Geologiesammlungen können Stratigrafie Daten erfasst werden, Biologiesammlungen können Daten wie zum Beispiel das Geschlecht erfasst werden.

Objekte können einem Taxa zugeordnet werden, Sammler, Fundorte, Exkursionen, Projekte, Literaturen können beliebig verknüpft werden.

BioOffice ist in Java programmiert und benutzt einen Browser zur Darstellung der Oberfläche.

Ein ausgeklügeltes Konzept erlaubt die Zugriffsberechtigung pro Benutzer bis auf die Feldebene zu definieren.